קונפליקטים הם מרכיב מרכזי מאד בניהול הזמן שלנו. החלטנו כבר שבפעם הבאה נעשה כך והנה... שוב הופיע משהו חזק יותר שמשאיר אותה בדיוק עם אותה התנהגות. ברגעים רבים אנו פשוט בצומת - בצד אחד יש התנהגות אוטומטית או ערכית שחשובה לנו ובצד השני - החלופה שהיא לעיתים קרובות נכונה יותר. והנה כמה מן הקונפליקטים הנפוצים ביותר בקליניקה:
1. למען אחרים או למען עצמי
יש לא מעט אנשים המגיעים לקליניקה עם תחושה כבדה של עומס רב ומותשות. פעמים רבות אנו רואים כי מה שעומד מאחורי זה הוא צורך עז לעשות עבור אחרים ו"התנדבויות" בלתי פוסקות בתוך היומיום. זו יכולה להיות מורה שתסייע שעות רבות מעבר לשעות עבודתה עד כדי התשה, פיזיותרפיסט שמשקיע כפול שתיים זמן מהמקובל בכל טיפול או הורה שעושה מטלות רבות עבור הילדים שלו מדיי יום במקום לתת להם להתנסות בעצמם. בבסיס לרב מדובר בתכונה יפה, בבסיס מוסרי וחם כלפיי הזולת וברצון אמיתי לעזור. זאת, לצד קושי אמיתי לאכזב או לתת מענה חלקי תוך ביטול מיידי של הזמן האישי לטובת האחר ותחושה של אחריות מוגזמת והרבה אשמה. האתגר בניהול זמן עבור אנשים אלה הוא בעל שני יסודות: האחד הוא לאפיין מצבי התנדבות שונים ולייצר בחירה ביניהם ומשם - ללמוד להגיד לא לבקשות, ללמוד לאכזב (קל להגיד אבל זו הליבה). כל הפחתה כזו היא הקלה של ממש מבחינת רמת העומס אך היא דורשת הסתגלות לרגשי האשם הנלווים. בפועל האדם לומד לשמור על עצמו, על הכוחות ועל הזמן שלו, תוך נתינה נוכחת, אך מבוקרת.
2. לעשות כמו שצריך או לחפף
אנשים ששואפים לעשות כל דבר "כמו שצריך" מוצאים עצמם בשלב כלשהו משתרכים מאחור. יתכן כי עד גיל מסוים התכונה הזו הביאה אותם להישגים אך ככל שהחיים נהיים מורכבים יותר ורבי חזיתות זה פשוט לא עובד. כך קורה שאנשים מאד מוכשרים מוצאים את עצמם מספיקים מעט מדיי (כי כל משימה לוקחת המון זמן) או מתמקדים בדבר אחד או שניים ונמנעים ממשימות רבות שלא יוכלו לבצע כמו שצריך. גם כאן, בבסיס מדובר בתכונה יפה, ברצון להצליח או בחינוך למצוינות אבל במציאות אי אפשר ולא נכון לעשות כל דבר כמו שצריך, אחרת עושים מעט מאד. אנשים שזו הנטייה שלהם ורוצים לשפר את ניהול הזמן וההספקים שלהם חייבים ללמוד לחפף. לא כל ארוחה צריכה להיות הפקת המאה ולא כל עבודה להגשה צריכה להיות מעוטרת בציון 100. אנשים המצליחים בעשייתם לא עושים כל דבר בהצלחה רבה, הם פשוט מחליטים במה להשקיע יותר ובמה פחות.
3. לשאת תסכול או לנסות לעקוף אותו?
היכולת לשאת תסכול נחשבת לאחת התכונות החשובות ביותר בחיים והיא משפיעה מאד על הביצוע וניהול הזמן שלנו. עבור אדם אחד מפגש חברתי הוא מצב מתסכל ועבור אחר – הנאה צרופה. זה מאד סובייקטיבי. ישנם רבים שחשים שהם עמידים ומאד לא "מפונקים" אבל בפועל היחס שלהם למשימות רבות הוא יחס שמלווה ברחמים עצמיים ובאמירות פנימיות ברוח "זה לא מגיע לי" ו- "למה אני צריך לעשות כביסות וכלים בחיי?". בתוך היומיום יש משימות נפוצות שמעוררות תחושות כאלה - לזרוק את הפח, לשטוף כלים, לעשות כביסה, לטפל בענין בירוקרטי, לעשות משימות שדורשות ריכוז רב. חלק משמעותי מהתוכנית "המירוץ למיליון" למשל הוא למעשה התבוננות באנשים נושאים תסכול או נשברים, כאשר גם שם אנשים שונים חווים משימות בצורה אחרת לגמרי. נסו במשך כמה ימים לכתוב את המשפטים שעולים בראשכם כאשר אתם "מרחמים" על עצמכם. אלה לרב משפטי מחץ מתנשאים ומשכנעים מאד. נסו לשים סימן שאלה במקום סימן קריאה, אתגרו את יכולתכם לשאת משימות.
4. לעשות הכל לבד או להעזר
עצמאות היא דבר מצוין, אין ספק. אך לפעמים היא קיצונית ופוגעת בניהול הזמן וביעילות. אנשים יעילים נעזרים, הם מתבוננים מסביב וחושבים אם יש מישהו שיוכל לסייע להם במשימות מסוימות או בקיצור תהליכים, בין אם זה בעבודה ובין אם בבית. לפעמים זו בקשה, לפעמים זו האצלת סמכויות. אין הכוונה לניצול הסביבה אלא להכרה בכך שיש אנשים שטובים יותר מאתנו בדברים מסוימים או יודעים יותר ושווה לבדוק אם יוכלו לסייע. אנשים שמתקשים להיעזר מבזבזים המון זמן על היתקעות ב- "לופים" כדי לפצח הכל בעצמם ומתקשים לשתף פעולה. הם יגיעו לעיתים קרובות לאזורים ללא מוצא בתוך משימות או שפשוט ימנעו מלגשת אליהן. על פניו זו תראה כמו בעיה בניהול זמן אבל בעצם הבעיה היא גישת ה"סולו" הלא גמישה. הם מספרים שהם לא רוצים "להציק" ומעדיפים לשמור זאת לדברים חשובים במיוחד, אבל בבירור מעמיק יותר לרב מדובר על קושי להפגין חולשה ולהיות בעמדה "נזקקת". נקודת ההתחלה תהיה בבחירה של אדם או שניים אליהם כן ניתן להפנות בקשות או שאלות, בחינה של משימות השבוע מנקודת המבט הזו ולעיתים גם שיפור מיומנויות תקשורת.
5. כאוס או סדר?
רבים חולמים על עצמם כמסודרים, מתוקתקים, עושים ספורט, אוכלים נכון – הכל פיקס. על פניו הסדר נחשק יותר מן הכאוס עבור רב האנשים. אבל פעמים רבות כשהאדם מנסה להנחיל סדר נוקשה בחייו בכמה חזיתות עולים קונפליקטים עזים. הסדר אינו בא "בחינם" ויש לו תג מחיר כמו לכל דבר. לעיתים קרובות המחיר הוא יותר נוקשות, פחות ספונטניות, פחות זרימה. אנשים שיש להם נטייה לכאוס הם לרב גם אנשים זורמים יותר, והזרימה הזו היא חלק מהזהות שלהם, מבסיס אישיותם. קשה להיות גם זורם מאד וגם מסודר ומתוכנן מאד. דוגמא לכך היא שעת השינה בלילה - רבים רוצים ללכת לישון יותר מוקדם, אבל בפועל הערב הוא פעמים רבות הזמן הפנוי חסר הגבולות היחיד ביום ויש רצון למשוך אותו. ללכת לישון בזמן "הרצוי" בהכרח נושא גם תג מחיר של פלישה לשעות הפנאי היחידות ביום. מכאן שחשוב לזכור שפנטזיות על סדר רובוטי ומתוכנת מביאות איתם גם תחושה כוללת של סדר ותכנות ולכן כדאי לשקול באיזה תחומי חיים הדבר באמת חשוב ולהכניסם בהדרגה.
6. לעשות הרבה דברים או להיות ממוקדת?
לאנשים סקרנים או שאפתנים יש לעיתים קרובות בעיה בניהול הזמן. הם רוצים לעשות גם את זה וגם את זה ועוד קצת מזה...בנוסף, לעיתים קרובות הרצון הזה הוא מאד אימפולסיבי – כאן ועכשיו. פה יש מסיבה, ושם יש מפגש ופה יש משימות "אקסטרה" בעבודה ומשהו של המשפחה ואיכשהו הכל יסתדר יחדJ בפועל הדברים כמובן לא מסתדרים ביחד מאחר והזמן בשבוע הוא מוגבל, רק 168 (כולל שינה). העשייה המגוונת היא גם חלק מהזהות - אלה אנשים שרגילים שאומרים עליהם שהם בכל מקום, שהם מעניינים, שהם גם וגם וגם. הבחירה במיקוד דורשת ויתור, או לפחות ויתור מסוים. אי אפשר להיות גם מאד מגוון וגם מאד ממוקד. מה יותר חשוב לכם בתקופה הזו של החיים? גיוון או מיקוד?. גם אם אפשר לשלב (ואפשר) עדין חשוב לשים אחד מהם בחזית שינחה את הדרך לתקופה זו.
7. לעשות עכשיו או לדחות לאחר כך?
על פניו – מה הקונפליקט? הרי זו מעין שאלה רטורית שברור שהתשובה המועדפת היא עכשיו. אבל בעצם פעמים רבות קיים בתוכנו קונפליקט אמיתי לגבי זה. מעבר להמנעות הברורה ממשימה מורכבת יש גם טיעונים נוספים. לפעמים אנו חשים שאם נתעלם מהמשימה ייתכן שהיא פשוט תגווע ותעלם (זה נכון אבל רק לגבי חלק קטנטן מהמשימות) או שבזמן אחר יהיה לנו יותר כוחות למשימה (גם במקרה זה, נכון רק לחלק קטנטן מהמשימות) או שזה פשוט קטנוני וקפדני לבצע כל דבר באופן מיידי או לדרוש זאת מהסביבה. נסו כתרגיל לעשות במשך כמה ימים כל מטלה או מחשבה (למשל לרשום משהו ביומן) באופן מיידי ככל שניתן וראו מה המחיר של זה ומה הרווח. יתכן שקצב החיים יהיה גבוה מדיי בשבילכם כך ושתחושו במירוץ. יתכן שתמצאו את זה נפלא. כך או כך, תמיד כדאי לרשום מיידית ובנחישות דברים שעולים בראשם. זה תמיד משתלם, סוג של "אמצע הדרך".
8. מולטי –טאסקינג או אחד אחד?
עשייה של כמה משימות במקביל נדמית לנו לעיתים כפסגת היעילות. הנושא הראשון מתקדם, במקביל מתחילים את השני, עושים איזה טלפון בקשר לשלישי ומייל לגבי הרביעי. בפועל, לעיתים קרובות נשארים עם הרבה התחלות ביד ושום דבר שבאמת אפשר לחוש או לומר שבוצע. עשייה במקביל היא לעיתים קרובות הימנעות מהתמודדות עם קשיים במשימות. ברגע שיש קושי – בוחרים למשימה אחרת בשם היעילות. אך גם המעבר גובה אנרגיה רבה כי כל הזמן צריך "להיכנס" לנושא החדש.אני עובדת עם מרבית האנשים דווקא על הדבר ההפוך – לסיים דבר אחד ולעבור לשני. נדמה שכך המשימות לוקחות יותר זמן אבל זה ממש הפוך.
9. להתעסק בעיקר או בתפל
בואו נגיד את זה בקול רם – כיף להתעסק בתפל. זה קליל, פחות מאתגר. קל לברוח לזה. לפעמים העיסוק בתפל או בתוך משימה ספציפית ולפעמים במהלך היום אנו עוסקים בדברים פחות חשובים, נמנעים מהעיקר. אנשים לטעמי מצפים בטעות לכך שיבוא יום והם לא ירצו לבהות באינטרנט או לראות סדרות. בפועל, כדי לתפקד טוב, אנו זקוקים גם לזמן משמעותי של תפל ביום, לנקות את הראש ולנוח. השאלה היא מתי ובאילו מינונים. אחת התשובות האפשרויות לכך היא בהתאם למבנה היום. עד הצהריים רצוי מאד לא לעסוק בתפל. זה זמן ייחודי בו מרבית האנשים מרוכזים יותר וההתחלה טובה של היום נותנת כוחות לחלקו השני. עיסוק בתפל ובטלה באמצע או בסוף היום מבורכים, כל עוד אתם שמים לב שאתם לא גולשים יותר מדיי אל תוך הלילה וגורמים לכך שתהיו עייפים מאד למחרת בבוקר, כשהעיקר שוב יהיה מונח על השולחן.
10.לתכנן או לבצע?
לפניכם עומד חצי יום פנוי והמחשבה היא לעשות בו משימות. האם לעצור רגע ולתכנן או לגשת לבצע? על פניו נדמה שלתכנן זה נכון אך יש אנשים שיעבירו חצי מהזמן בתכנון או ייכנסו מהרשימה למתח ובסוף לא יבצעו דבר. אז אולי לבצע מיד? – אך במצב כזה הביצוע יכול להיות כאוטי ושרירותי, ודברים חשובים יתפספסו בדרך. הדבר הנכון הוא לרב לעשות הפוך מהנטייה הטבעית שלכם. אם אתם חובבי תכנון ורשימות ולא יוצאים לדרך לפני פירוט על גבי פירוט – התכנון הוא בעצם הימנעות מעשייה. אם אתם עושים בלי הפסקה ולא מצליחים לעצור – שיפור יכולת התכנון הוא המוקד. ומעל כל זה – תפרידו בין התכנון לביצוע. רבים לא מתכננים כי הם ראו שלאחר מכם לא ביצעו מה שתכננו, כך שחשו שהתכנון מיותר. זו טעות בניהול זמן. התכנון, כשנעשה בזריזות ולא לפרטי פרטים הוא חשוב גם אם חצי ממנו לא יתבצע. כל ביצוע יהיה תמיד איכותי יותר עם תכנון זריז שפשוט מרכז את המשימות, בלי התעסקות מיותרת בסדרי עדיפויות ושלל "משחקי תכנון".
11.לאחר או להקדים?
מרבית האנשים שונאים להקדים: לתחושתם זהו זמן מביך, משעמם, מבוזבז. זו אחת הסיבות שרבים כ"כ מאחרים שהרי אם אדם עושה מאמצי על כדי לא להגיע לפני הזמן, יקרו לא מעט פעמים שבדרך יהיה פקק, בלבול, לא תהיה חניה או כל מרכיב שלא עונה על התרחיש האופטימי של הגעה מדלת לדלת ללא כל עיכוב ובזמני מינימום. אנשים שמנהלים את זמנם בצורה יעילה יקדימו. כך מגיעים עם אויר ושפיות, מתחילים את הפגישה לאחר מחשבה ולא צונחים לתוכה. בעידן הסלולארי הדקות לפני הן פעמים רבות היעילות ביותר בשבוע. אפשר לשלוח מיילים מהאוטו, לעשות סידורים בטלפון, לסדר את התיק וכו'.
12.לדרוש מעצמי עוד ועוד או לנוח?
"עת לעבוד ועת לנוח" כתב קהלת בניסוח מרהיב, אבל איך יודעים מתי העת לכל דבר? והאם כעת עליי לדרוש מעצמי ב"כח" או בעצם לנוח? ההתלבטות הזו היא אכן מורכבת ומבלבלת מאד. נסו לבדוק: האם יש בכלל זמני מנוחה אמיתיים בשבוע שלכם? או שאתם מרגישים שאתם נחים/ישנים/בוהים יותר מדיי? בלתי אפשרי להתנהל בצורה טובה בלי מנוחה מדיי שבוע או מדיי יום. זה פשוט לא עובד. לעיתים אם אתם לא נותנים מקום למנוחה איכותית ואמיתית אתם מתחילים לבהות ולבזבז זמן כי אתם פשוט לא יכולים יותר ואז הפסדתם פעמיים – לא נחתם ולא עשיתם. מצד שני – בלתי אפשרי להגיע להישגים בלי להשקיע מספר שעות ביום בעשייה אמיתית (במקצועות מסוימים זה 5 שעות, באחרים 10). נסו להבין מהו המספר הזה, ליצור אומדן מספרי של שעות עשייה ומנוחה שייצרו אופי לשבוע בהיבט זה.